21.02.02 Come cambia il Lavoro: lo Smart Working

Se come primo argomento ho messo la Sanità, non posso non mettere al secondo il Lavoro. E lo scrivo con la L maiuscola perché non parliamo di semplice occupazione per ricevere uno stipendio, ma di una soddisfazione ad una necessità primaria, quella di realizzare economicamente e socialmente la propria persona .

Dunque, questa pandemia ha posto a tutti, lavoratori e datori di lavoro, il problema della continuità produttiva. Oggi la nostra vita richiede altrettanti servizi rispetto ai beni di consumo: banche, assicurazioni, agenzie di ogni tipo condividono, gestiscono o supportano le nostre necessità, così come abbiamo bisogno di fare la spesa o acquistare abbigliamento o cambiare auto. 

L'industria produttiva, la filiera della distribuzione, sia magazzini che mezzi di trasporto, la mobilità, la sicurezza intesa sia come Polizia e Carabinieri che servizi di sorveglianza o alla persona, la sanità, l'edilizia, la scuola... queste attività non possono essere svolte utilizzando lo smart working, ovvero il lavoro agile.

Inquadriamo il problema: c'è chi deve per forza andare al posto di lavoro perché non può esercitarlo a distanza, ma c'è chi può farlo anche restando a casa. I dati che ci vengono forniti da varie fonti ma in particolare faccio riferimento a quanto afferma il professor Mariano Corso del Politecnico di Milano, dicono che siamo passati da circa 600.000 praticanti lo Smart Working prima della pandemia, a oltre 6 milioni durante la pandemia. Vi è dunque stato un fenomeno straordinario: chi svolge attività prettamente amministrative o intellettuali ha potuto continuare a farle dalla propria abitazione. 

Come? Non senza difficoltà, talvolta superate "all'italiana", arrangiandosi, ma evitando anche così il diffondersi del contagio. Ora, il mio tentativo è quello di guardare oltre. Allora, come prima cosa, sarà utile capire per tutti cosa sia e come dovrebbe funzionare lo Smart Working in tempi normali, e magari anche cosa possiamo fare da subito almeno per cercare alcuni errori che si sono commessi in questi mesi.

La prima cosa da dire è che lo Smart Working andrebbe preparato in azienda in modo consapevole. Io ho avuto modo di seguire la nascita di questa "opportunità" fin dal 2015, in una grande azienda multinazionale dove lavoravo, e che è partita dal coinvolgimento delle rappresentanze sindacali e di tutti i lavoratori fin dalle prime fasi, basandosi sulla richiesta sviluppata proprio dalle maestranze, di poter gestire con maggiore flessibilità il proprio tempo, sia lavorativo che familiare. Lavorare a 80 chilometri di distanza dal luogo di lavoro è un impegno di tempo e di risorse anche economiche non indifferente, resta poco tempo libero anche a chi abita a poca distanza, ci possono essere bambini piccoli con tutti i problemi dell'essere piccoli, parenti anziani da accudire, persone malate o diversamente abili nel nucleo familiare che richiedono tempo e attenzioni. Ce ne sono ancora tante altre di motivazioni, ma conciliare l'attività lavorativa con la gestione del proprio tempo è stata ed è alla base di questa scelta. Una resistenza incontrata era il timore che con il lavoro agile avrebbe compromesso le possibilità di carriera, ma come vi spiegherò meglio più avanti, questo non dovrebbe mai avvenire.

Lo SW (per evitare di continuare a scrivere Smart Working, tanto si capisce), parte da un progetto. Non si realizza a caso, lo abbiamo fatto adesso con la pandemia perché costretti, ma per farlo funzionare bene dobbiamo fare un grosso passo indietro.

Nello SW dobbiamo partire dalla sicurezza dei dati e delle informazioni. Il vostro computer deve essere "blindato", impedendo dapprima l'accesso fraudolento ai dati da parte di terzi non autorizzati, ma anche la divulgazione di informazioni aziendali sensibili da parte del dipendente. Computer e telefoni devono avere accesso con password, modalità di spegnimento quando non utilizzati anche per poco tempo e un addestramento molto chiaro al personale che usufruisce di questa tipologia di svolgimento delle proprie mansioni.

A casa la persona deve avere un luogo idoneo per poter lavorare, tranquillo e sicuro, con una postazione di lavoro a norma e senza luce diretta alle spalle, con una sedia da ufficio con 5 raggi o comunque in grado di garantire una comoda anche se lunga permanenza in seduta da parte delle persone. Una luce naturale sarebbe ideale, in ambienti non troppo illuminati serve però una luce vivida, anche se indiretta. Alcune aziende forniscono il materiale, ma in molti casi celo si deve procurare o adattare l'esistente, ma per avere un'idea, una buona stazione di lavoro con video esterno da almeno 21 pollici, la scrivania, la sedia e l'illuminazione può costare da 400 a 750 euro.

Computer e cellulari hanno bisogno di una rete per funzionare. Se si utilizza il supporto di un provider e si ha un accesso da casa è necessario che anche il tipo di supporto sia di qualità, sia per il volume di dati da gestire che nell'affidabilità del servizio e protezione da tentativi di intrusione. Se si utilizza una scheda dati all'interno degli strumenti informatici anche questa dovrà essere adeguatamente supportata e garantita, verificando in prima battuta la copertura di banda.

Bene, ora siamo pronti per cominciare a lavorare. Forse. Perché sappiamo gestire il lavoro da remoto nostro e dei nostri collaboratori? Una cosa cosa che finora è stata poco detta a proposito delle attività svolte dalle persone che sono state costrette a lavorare da casa è che lo SW non ha gli stessi orari di lavoro che normalmente ci sono in azienda. Diciamo anche che il concetto di straordinario con lo SW sparisce, che ciò che determina la rottura con lavoro tradizionale non è il luogo da cui si lavora (da casa invece che dal proprio ufficio), ma come si lavora. E questo è il grosso problema che solleva lo SW.

Parto dal luogo di lavoro: durante questa crisi abbiamo sentito di come tante persone, soprattutto provenienti da diverse zone d'Italia rispetto al proprio posto di lavoro, abbiano deciso di tornare a casa prima di tutto per evitare di pagare inutilmente pigioni altissime soprattutto nelle grandi città, ma continuando ad erogare in modo costante e qualitativo il proprio lavoro. Anzi, forse anche più motivati e felici. Poi, le persone devono entrare in una mentalità nuova, che è quella della responsabilità personale del lavoro prodotto. Non che sia diversa da quella che ognuno dovrebbe avere anche in ufficio, ma da casa e senza il supporto fisico di colleghi e responsabili, c'è il rischio che almeno nelle fasi iniziali di questa esperienza ci si senta un po' persi e si tenda ad essere meno sicuri, meno concentrati, forse anche più timorosi di sbagliare. 

Per questo occorre essere preparati, entrare nella figura che gli esperti definiscono di "professional". In molte occasioni di lavoro, se chi mi gestisce non mi alimenta, non viene spontaneo andare a pretendere altro da fare. Da remoto è anche più difficile che il mio responsabile si renda effettivamente conto nel breve periodo della mia produttività, soprattutto se anche lui o lei sono stati cacciati dentro questa esperienza senza aver potuto capire come gestire queste nuove condizioni. Inoltre, in moltissimi casi (e qui parlano i numeri, se almeno 6 milioni di persone hanno lavorato in SW senza sapere prima le regole del gioco) si è lavorato secondo le logiche del lavoro in presenza, sia come responsabile che come collaboratore, e questo ha causato sicuramente tensioni e incomprensioni. Al telefono le uniche emozioni sono comunicate dalla voce e anche se disponete di una videoconferenza (quelle in cui si è perfetti nella parte dalla cintola in su, mentre sotto si è ancora in pigiama e pantofole) non si può avere la medesima impressione che si ha in presenza.

Come si esce da tutto questo? E' sicuramente la cosa più difficile, perché dobbiamo iniziare a lavorare per "unità di lavoro assegnate", che magari non sono state definite prima, che possono essere molto soggettive e causa di contestazione poi quando ad un certo punto dell'anno si andrà a discutere il proprio profilo lavorativo, che determina incentivi o premi. E credo che quest'anno servirà molta saggezza e pazienza da parte di tutte le persone che hanno attivato lo SW per arrivare a valutazioni efficaci ed equilibrate. 

Per il futuro si dovranno chiarire con le singole persone quelli che sono gli obiettivi, i tempi e le modalità di erogazione delle "unità di lavoro", ma se si vorrà entrare davvero nella mentalità dello SW, non si potrà più esigere solo il rispetto dell'orario di lavoro come in presenza. Avete mai pensato (qualcuno adesso mi odierà) che timbrare è la miglior garanzia per essere fisicamente al lavoro, ma senza alcuna garanzia che si stia effettivamente lavorando? Ecco, per contro, con lo SW certe garanzie decadono, anche se si invocherà di volta in volta che la linea è lenta, che il computer o il cellulare hanno dei problemi tecnici non meglio identificati (non sono mica un esperto per sapere queste cose). Ma si è certamente "in proprio", se si sbaglia si sbaglia "in proprio". Diventa più difficile evocare la compartecipazione di altri sul proprio lavoro diretto.

SW significa che se ho bisogno di fare qualcosa a metà mattina o cominciare più tardi a lavorare o smettere presto e poi riprendere dopo cena, lo posso fare. Devo rispettare solo due condizioni: gli impegni presi per meeting comuni e quindi per qualsiasi attività in compartecipazione con altri colleghi o consulenti e le scadenze dei lavori assegnati o programmati. Oggi invece in moltissimi casi non abbiamo queste condizioni, proprio perché non sono state fissate a priori le regole e le modalità di erogazione del lavoro. Ricordatevi che restate in squadra anche quando siete soli, che l'uso del telefono per lavoro crescerà, che le teleconferenze saranno pane quotidiano. Soprattutto se siete responsabili o coordinatori di un team. Non è difficile fare questo, è solo diverso e occorre progettualità. 

Per questo ribadisco che lo SW non si improvvisa, è un progetto fondamentale per l'evoluzione del lavoro nel prossimo futuro, per una migliore visione della vita e un diverso impegno delle proprie forze. Ci sarà qualcuno che al ritorno nella normalità si chiederà se lavorare in SW sia stato solo un sogno o un delirio, questo dipenderà molto da come sono state sviluppate le tematiche che ho illustrato sopra. Personalmente sono convinto che lo SW sia uno strumento potente ed efficace anche per la crescita personale e professionale: difficilmente quello che impariamo nel lavoro poi non entra anche nella nostra vita quotidiana.